De basis van efficiënt en planmatig onderhoud is een meer jaren onderhoudsplanning (kortweg MJOP).

 Wat is een MJOP en hoe komt die tot stand.
Op deze pagina vindt u informatie over de verschillende onderdelen van een MJOP en de manier waarop die tot stand kan komen.

In een MJOP worden de uit te voeren onderhoudswerkzaamheden beschreven en op een tijdslijn uitgezet. Zo krijgt u inzicht in de aard en de omvang van uit te voeren werkzaamheden, de termijn waarin deze moeten plaats vinden en de kosten daarvan. Een belangrijk onderdeel vormt de meer jaren begroting.

Er zijn meerdere manieren waarop een meerjaren planning/begroting tot stand kan komen. Een VvE kan zelf bepalen hoe er gewerkt dient te worden. Er zijn natuurlijk een aantal uitgangspunten.

 

Uitgangspunten.
Het maken van meer jaren onderhoudsplanningen voor VvE’s heeft vaak een drieledig doel.

1. Inventarisatie van de bouwdelen.
2. Inspectie van de bouwdelen tot een bepaald detailniveau.
3. Opstellen van een meerjarenplanning/- begroting.

Om een gefundeerde meerjarenplanning te maken, dienen de eigenaren een visieplan voor het betreffende gebouw te ontwikkelen. De manier waarop een eigenaar in de toekomst met het onderhoud van een pand om wil gaan is van veel factoren afhankelijk en kan per object en per eigenaar behoorlijk verschillen.Een greep uit de onderwerpen die  in een visieplan aan de orde kunnen komen:

• Zijn er ruimtelijke plannen die het einde van de gebruiksduur van het object kunnen beïnvloeden.
• Is of kan er een te verwachten einddatum m.b.t. het gebruik van het gebouw worden vastgesteld?
• Wat zijn de wensen m.b.t. de representatie van het gebouw, eventueel onderverdeeld naar gebouwdelen.
• Zijn er wensen om de kwaliteit en/of het gebruikscomfort van het gebouw te verbeteren?
• Wat is het detailniveau waarop gebouwonderdelen in beeld gebracht dienen te worden?
• Hoeveel risico mag er worden gelopen dat een bepaald gebouwonderdeel uitvalt en hoe snel dient reparatie plaats te vinden?
• Hoe worden de financiële middelen bijeengebracht om het onderhoud uit te voeren?
• Worden er risicoscans uitgevoerd waar rekening mee moet worden gehouden, b.v. door de verzekering?

Inventarisatie.
Om een goed beeld te krijgen van de omvang van de MJOP dienen we te weten uit welke onderdelen het gebouw bestaat, welke onderdelen onderhoudsgevoelig zijn en wie er verantwoordelijk is voor de uitvoering van het onderhoud.

Als dit is vastgesteld, dient nog te worden bepaald welk onderhoud deze onderdelen vergen, wat de theoretische levensduur daarvan is en in welke cyclus onderhoud aan, dan wel vervanging van de onderdelen dient plaats te vinden.
Ook wordt er in deze fase gekeken naar de aanwezigheid van informatie en lopende onderhoudscontracten op onderdelen.

Bij de inventarisatie van de bouwdelen wordt direct rekening gehouden met het detailniveau waarop de gebouwonderdelen worden benoemd. De verschillende onderdelen kunnen zeer gedetailleerd worden benoemd of slechts heel grofmazig en natuurlijk alles wat daar tussen ligt.
Denk hierbij b.v. aan het onderhoud van ramen en deuren. Het is mogelijk om alle ramen  en deuren als één onderhoudsgevoelig element te benoemen. Ramen en deuren kunnen echter ook afzonderlijk worden benoemd. Om verder in te zoemen, er kan een groep deuren benoemd of iedere deur afzonderlijk. Bij een echt hoog detailniveau zouden niet alleen alle deuren,  maar ook nog het hang en sluitwerk hiervan worden benoemd als onderhoudsgevoelige element.

Afhankelijk van het type gebouw, de gebruiksdoeleinden en de wensen van de eigenaar(en) kan het detailniveau worden bepaald.

Inspectie.
Als de bouwdelen geïnventariseerd zijn, wordt de conditie van de onderdelen en het totaalbeeld beoordeeld om de kwaliteit van het gebouw in beeld te krijgen.

Voor het maken van een MJOP wordt vrijwel altijd een visuele inspectie uitgevoerd, waarbij geen demontage van gebouwdelen plaatsvindt. Indien de inspecteur vaststelt dat nader specialistisch onderzoek gewenst dan wel noodzakelijk is, zal hij dit direct met de opdrachtgever bespreken.

De inspecteur beoordeeld welke onderhoudswerkzaamheden er dienen te worden uitgevoerd. Er wordt zowel gelet op eventuele beschadigingen als ook op het verouderingsproces en het slijtagepatroon van de onderdelen. Inspecties vinden plaats op basis van de normen van de NEN2767.

Bevindingen.
De gebouwdelen die zijn geïnspecteerd worden beoordeeld volgens de richtlijnen van de NEN 2767. Dit garandeert een objectieve en uniforme beoordeling. We onderscheiden 6 gradaties ook wel conditiescore genoemd:

1	Uitstekend	Incidenteel kunnen er geringe gebreken zijn.
2	Goed	Incidenteel beginnende veroudering
3	Redelijk	Plaatselijk zichtbare veroudering, functievervulling van bouw‐ en installatiedelen niet in gevaar. Gebreken hebben geen gevolgen voor de constructie.
4	Matig	Functievervulling van bouw‐ en installatiedelen incidenteel in gevaar. Het niet verhelpen van de schade of het niet uitvoeren van het onderhoud leidt tot beschadiging van andere onderdelen.
5	Slechte	De veroudering is onomkeerbaar. Er is snel actie nodig.
6	Zeer slecht	Technisch rijp voor sloop. Onmiddellijk herstel is noodzakelijk, onderhoud kan niet worden overgeslagen of uitgesteld.

Bij de beoordeling van de bouwdelen wordt naast de kwaliteit ook de termijn waarop actie gewenst is en de cyclus waarin de onderhoudswerkzaamheden dienen plaats te vinden bepaald.
Met deze gegevens kunnen we per gebouwonderdeel de uit te voeren werkzaamheden benoemen, weten we wanneer deze werkzaamheden moeten starten en op welke termijnen een actie dient te worden herhaald.  Er zijn dus voldoende gegevens om een meerjaren onderhoudsplanning te kunnen maken.

Opstellen van de meer jaren planning/-begroting.
Als de inventarisatie en inspectiegegevens bekend zijn, dient er een te verwachte prijs per actie te worden bepaald voor we tot de uiteindelijke begroting komen. Het is gebruikelijk dat hier “kengetallen” voor worden gebruikt. De prijzen voor werkzaamheden in de bouw worden door verschillende marktpartijen nauwkeurig bijgehouden en tot betrouwbare kengetallen verwerkt.  NOP VvE-beheer maakt gebruik van de kengetallen van het Nationaal bouwkosten instituut.

Het is gebruikelijk om een meer jaren begroting met behulp van de voorgaande stappen op te bouwen, maar dit is niet noodzakelijk.
Alvorens een meerjarenplanning/- begroting op te zetten dient met behulp van het visieplan te worden benoemd wat het doel van de meerjarenplanning is, zodat het plan aansluit bij de wensen van de gebruikers. Het komt voor dat VvE’s een MJOP laten maken en hier vervolgens niets mee doet.  Dat is natuurlijk zonde van het uitgegeven geld.

De meeste VvE’s gebruiken de MJOP voor twee hoofddoelen:

1. Als richtlijn voor de onderhoudswerkzaamheden die uitgevoerd moeten worden.
2. Als richtlijn voor het te reserveren bedrag voor de uitvoering van de werkzaamheden.

Met name punt twee levert binnen VvE’s vaak felle discussies op. Veel MJOP’s  gaan uit van een redelijk lange looptijd b.v. 30 of 40 jaar. In een dergelijk lange periode zit vrijwel altijd de renovatie van tenminste één van de belangrijke onderdelen van een gebouw, denk aan het dak, de kozijnen of b.v. de lift. Gemiddeld wonen mensen echter slecht 7 jaar op het zelfde adres. Er is dus vaak niet zo veel interesse om 15 of zelfs 20 jaar vooruit te kijken en daar nu vast geld voor te reserveren.

Het eerder beschreven visieplan kan behulpzaam zijn om de uitgangspunten voor de MJOP te benoemen en gezamenlijk te bespreken.
Duidelijk is dat er geld gereserveerd moet worden. Sinds 2008 is het voor VvE’s al verplicht een reservefonds aan te houden en in 2014 heeft minister Stef blok aangekondigd voorstander te zijn van een verplicht minimumbedrag van dat fonds. Het is waarschijnlijk dat er vanaf 2016 een wettelijk verplicht minimumbedrag zal worden bepaald.

Verschillende benadering.
Het vaststellen van de te reserveren bedragen en de hoogte van het reservefonds kan op verschillende manieren worden benaderd. Voor de heldere beeldvorming maken we een onderverdeling:

Op basis van een percentage van de herbouwwaarde.
De Rijksoverheid heeft richtlijnen bepaald voor de jaarlijkse reserveringen en de hoogte van het fonds op basis van de herbouwwaarde van het object.

Men gaat er van uit dat de gemiddelde hoogte van het fonds tussen de 0,3% en 0,5% van de herbouwwaarde moet liggen.
Dit is natuurlijk een vrij grove benadering die nog niets zegt over de kwaliteit van het object en wanneer er werkzaamheden uitgevoerd moeten worden.
Lees meer en maak een berekening bij de Rijksoverheid.

Op basis van kengetallen.
Kengetallen zijn ervaringscijfers van een langjarig gemiddelde. De prijzen voor het onderhoud aan gebouwen worden al vele jaren door verschillende partijen vanuit verschillende invalshoeken bekeken en nauwkeurig bijgehouden. Correct tot stand gekomen en op de juiste wijze gebruikte kengetallen voor onderhoud zijn dan ook vrij betrouwbaar.
Ook hiervoor heeft de Rijksoverheid richtlijnen bepaald. De richtlijn geldt voor het hele gebouw. Er wordt geen onderverdeling gemaakt naar gebouwtype of onderhoudsgroep. Ook dit blijft dus een vrij grove benadering. Lees meer op de betreffende pagina.

Marktpartijen leveren kengetallen aan naar gebouwtype en onderhoudsgroep. Dit geeft een veel gedetailleerder beeld over hoeveel en waar u in de toekomst geld aan uit gaat geven.  Nop VvE beheer werkt als het om kostenberekeningen gaat samen met het Nederlands bouwkosten  Instituut. Op basis kengetallen kunnen wij een vrij gedetailleerde MJOP maken. Zonder inspectie kunnen we echter niet voorspellen op welk moment de kosten zullen vallen. Daarvoor moet de huidige kwaliteit van de bouwdelen worden beoordeeld.
Deze methode is dus heel geschikt voor vrij nieuwe gebouwen van een goede kwaliteit.

Op basis van inventarisatie en inspectie met een laag detailniveau.
Een groot deel van de onderhoudskosten zit in slechts een klein deel van bouwdelen. De onderhoudskosten van het dak, ramen en deuren, de gebouwgebonden installaties (zoals de lift) en het verfwerk bij elkaar opgeteld, is waarschijnlijk al 75% a 80% van de totale uitgave.

Een goede inventarisatie en inspectie van de onderdelen van het object die het meeste aan onderhoudskosten vergen, biedt al een duidelijk beeld over de totale onderhoudskosten van het gebouw en het moment waarop deze kosten zijn te verwachten.

Op basis van inventarisatie en inspectie met een hoog detailniveau.
Door alle gebouwonderdelen nauwkeurig te inventariseren en inspecteren ontstaat een betrouwbaar beeld over alle te verwachtte onderhoudskosten en het moment waarop onderdelen onderhouden dan wel vervangen moeten worden.

Gebruik en actualisatie.
Een MJOP bestaat uit een planning en een begroting. Het is dus een verwachting/voorspelling en kan niet gebruikt worden als uitvoeringsplan. Regelmatig, b.v. eens per 3 of 5 jaar, dient opnieuw een inspectie uitgevoerd te worden om eventuele nieuwe schades vast te stellen en te bekijken in hoeverre het verouderingspatroon ook daadwerkelijk verloopt zoals voorzien. Het gaat bij een MJOP altijd om inschattingen. In werkelijkheid kunnen onderdelen sneller of juist langzamer slijten. Het gevolg kan zijn dat geplande onderhoudswerkzaamheden uitgesteld dan wel naar voren geschoven dienen te worden. De voorgaande stappen worden opnieuw doorlopen zodat de MJOP kan worden bijgesteld.